ACCESS 2007 (Informes)

Buenas!

Continuamos con Access 2007.

La consigna de la Cátedra es tratar el tema de Informes. Por lo tanto trataré de ello, como continuación del Post de mi compañera Gabriela Samandú; http://gabriela-samandu.blogspot.com.ar/2012/10/comenzamos-con-ms-access-2007.html.; donde trata sobre" La Creación de Informes"

Cuando creamos un Informe, antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre las opciones de:

-Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la

impresión.

-Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

C119:LA VISTA DISEÑO DE INFORME

La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo

debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que

se explicarán en otro Post.

* Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana "Base de datos" con el

informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón "Vista Diseño"

Nos aparece la ventana diseño:

El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:

-La sección Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al

principio del informe.

-La sección Encabezado de página, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio

de cada página.

-La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del informe, o varios registros o

uno sólo por página según el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una

página, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.

-La sección Pie de página, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página.

-La sección Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.

Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página y

encabezado o pie de página del informe que encontrarás en la pestaña "Organizar"

Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.
Para abrirlas, sólo tenemos que volver a seleccionar la opción.

Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los

controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro

del área de diseño.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos en la sección Mostrar u ocultar las

opciones Regla y Cuadrícula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

C120: LA PESTAÑA DISEÑO DE INFORME

Si has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra las siguientes

opciones:

A continuación describiremos los distintos botones:

-El primer botón "vista Informes" nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre

-Vista Diseño la que estamos describiendo ahora.
-La Vista Presentación que muestra un hibrido

entre la vista Informes y Diseño y finalemente la Vista Informes que muestra el informe en

pantalla.

-La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la impresión antes de mandar el informe a

impresora.

Haciendo clic en el botón Agregar campos existentes harás aparecer y desaparecer el cuadro

lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más

cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.

Con el botón "hoja de propiedades" hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del

control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.

FUENTE:
-La Biblia de Access

CREACIÓN DE INFORMES EN ACCESS

INFORMES

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se
puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos.
En esta unidad veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo cambiar su
diseño una vez creado.

Para crear un informe podemos utilizar a sección Informes que encontrarás en la pestaña
Crear, veamosla:

-Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele
utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o
utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el
informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el
diseño de un informe.
-Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación
del informe.
-Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de
la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
-Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.

C118: CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE


Hacer clic en el botón Asistente para informes que puedemos ver en la imagen anterior.

Aparece la primera ventana del asistente

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

-En Tablas Consultas debo elegir la tabla de donde quiero sacar los datos que van a ir en el informe.
-En Campos Disponibles los campos que quiero que contenga el informe de esa tabla.

Luego voy a SIGUIENTE, y voy eligiendo las opciones adecuadas segun el diseño que deseo. Así sucesivamente hasta llegar a FINALIZAR.Donde ya nos muestra el Informe terminado.

Espero les halla sido útil mi explicación.

FUENTES:
Informacion brindada en clases.
La Biblia de Access

http://si.ua.es/es/documentacion/office/access-2007/informes.html

CLAVE PRINCIPAL Y RELACIONES ENTRE TABLAS EN ACCESS

Una ves que ya hemos completado los campos, los tipos de datos y las propiedades de los campos debemos establecer la Clave Principal de cada Tabla.

Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequívocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal.

CLAVE PRINCIPAL

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema.

Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.

Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.

C114: ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL

Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinación de ellos se desea utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar más de una fila.

Hacer clic sobre el botón Clave principal del grupo herramientas, de la ficha Diseño.

En el selector de la fila o filas seleccionadas se visualizará un icono en forma de llave, identificando los campos que constituyen como clave principal.

RELACIONES

Una vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se necesita una forma de indicar a Access cómo debe combinar la información.  El primer paso de este proceso consiste en definir relaciones entre las tablas.  Una vez realizada esta operación, ya se puede comenzar a crear otros tipos de objetos, como consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.

En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave.  En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla, pero no siempre es la clave principal.

Hay tres tipos de relaciones entre tablas. El tipo de relación que se crea depende de cómo se definen las columnas relacionadas.

-Relaciones uno a varios

La relación uno a varios es el tipo más común. En este tipo de relación, una fila de la tabla A puede tener muchas filas coincidentes en la tabla B, pero una fila de la tabla B sólo puede tener una fila coincidente en la tabla A. Por ejemplo, las tablas Editores y Títulos tienen una relación uno a varios: cada editor genera muchos títulos, pero cada título procede sólo de un editor.

-Relaciones varios a varios

En una relación varios a varios, una fila de la tabla A puede tener muchas filas coincidentes en la tabla B y viceversa. Este tipo de relación se crea definiendo una tercera tabla, denominada de combinación, cuya clave principal está compuesta de las claves externas de ambas tablas A y B. Por ejemplo, la tabla Autores y la tabla Títulos tienen una relación varios a varios que se define mediante una relación uno a varios de cada una de estas tablas a la tabla TítuloAutores. La clave principal de la tabla TítuloAutores es la combinación de la columna de identificador de autor (la clave principal de la tabla Autores) y de la columna de identificador de título (la clave principal de la tabla Títulos).

-Relaciones uno a uno

En una relación uno a uno, una fila de la tabla A no puede tener más de una fila coincidente en la tabla B y viceversa. Una relación uno a uno se crea si las dos columnas relacionadas son las claves principales o tiene restricciones UNIQUE.

Este tipo de relación no es común porque la mayor parte de la información relacionada de esta manera estaría toda en una tabla.  

C115: CREAR RELACIONES:

Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botón Relaciones que se encuentra en la pestaña Herramientas de base de datos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear.

 Es necesario seleccionar una a una las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada. Luego hacer clic sobre el botón Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear.

Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

 Para crear la relación:

1.- Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso código).

Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la tabla secundaria (aulaClic_Facturas).

2.- Soltar el botón del ratón.

3.- Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguiente:

4.- En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (aulaClic_clientes y aulaClic_Facturas) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (codigo y numero). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de información y por lo tanto del mismo tipo.

5.- Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2007 para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son válidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental.

C116: MODIFICAR RELACIONES

Para modificar una Relación ya creada debemos hacer clic derecho sobre la linea de la Relación  Elegir la opción "Modificar Relación"
Entonces de este modo elegimos la relación correcta, la modificamos.

C117: ELIMINAR RELACIONES

Para eliminar una Relación ya creada debemos hacer clic derecho sobre la linea de la Relación. Elegir la opción "Eliminar"
Entonces queda eliminada la relación creada anteriormente.

D1: Me resultó difícil elegir una clave principal.
E1: No encontraba las relaciones. 

FUENTES:

www.office.microsoft.com

www.adrformacion.com

www.google.com.ar

www.wikilearning.com
Información brindada en la Cátedra.

CREACIÓN DE BASE DE DATOS EN ACCESS

Bueno ya emos visto en el Post anterior como ingresar a ACCESS. Veamos ahora como crear nuestras tablas de datos.

C112: CREACIÓN DE TABLA DE DATOS

Una ves que abrimos Access automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.

También se puede crear otra tabla llendo a la ficha "Crear", y seleccionar "Tabla".

Si se observa a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde

podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.

En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto.

A continuación en dicha tabla debemos comenzar a llenar los campos, que serían los títulos de las mismas.

Luego vamos a “Vista diseño”,este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá otras consideraciones como claves. 

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla

A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer.

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla, o sea los campos, y el tipo de datos. Los tipos de datos van a depender del campo, pueden ser de numero, de fecha/hora, de texto, u objeto OLE(imagen), etc.

Luego debemos determinar la Propiedad de cada Campo.

C113: DETERMINAR LA PROPIEDAD DEL CAMPO:

Según el tipo de dato, nosotros elegiremos la propiedad adecuada.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo.

Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.

Las que más debemos tener en cuenta son las de

-Tamaño del texto

-Formato

-Requerido

-Indexado

De todas formas en cada una de las propiedades a la derecha explica  de que se trata, para poder elegir una opción o colocar lo correcto. Ya que esto va a facilitar el posterior ingreso de los datos.

Nos estamos informando prontito para ver como continuar con Access.

E1: Tuve varios errores a la hora de determinar la propiedad del campo.

FUENTES:

www.learnaccess07.blogspot.com.ar

La Biblia de Access.

COMENZAMOS CON ACCESS 2007

Buenas! En este Post voy a hacer una pequeña introducción de Access.  ¿Qué es, y de que se trata?

C111: ACCESS:

Access 2007 es un programa que le permite crear y administrar bases de datos. Una base de datos es un lugar donde usted puede guardar información relacionada con un tema específico. Según el uso que le va a dar a la información sabrá si necesita una base de datos de Access o un programa diferente para crear y administrar sus datos.

¿Por Qué Necesitamos Bases de Datos?

¿Qué es una Base de Datos?

Una base de datos le permite guardar información relacionado con un tema específico de una manera organizada. Además de guardar datos, también puede, clasificar, extraer, y resumir información relacionada con los datos. Uno de los programas que le permite hacer esto es Microsoft Office Access 2007, el cual es un programa para crear y administrar bases de datos.

Veamos a continuacción un Tutorial que explica mejor a que hacemos referencia cuando hablamos de ACCESS, de que se trata, y como ingresar para trabajar en el mismo.

Bueno espero que les halla gustado éste video, así como amí me pareció lindo para poder compartirlo con ustedes.

FUENTES:

 www.buenastareas.com

 www.youtube.com

DROPBOX, SKYDRIVE, ICLOUD Y GOOGLE DRIVE

En uno de mis Post anteriores hice mención de lo que era una "Nube en la Informática". En este Post voy a mencionar otra competencia adquirida referente al tema. Los conceptos de Skydrive y Dropbox, tratados en un post de ésta cátedra.
Además investigando también encontré otros dos conceptos relacionados con el tema, que son el Icloud y el Google Drive

C108: SKYDRIVE

Presentado por Microsoft, su propio sitio de almacenamiento en la nube, que ofrece 7 gb gratuitos para todos aquellos que ingresen ahora, pero para aquellos usuarios que tengan cuenta de Windows Live con anterioridad, les ofrece la posibilidad de extenderlos hasta 25 gb sin costo adicional. Quizás el punto en contra, es que no es tan multiplataforma, ya que solo funciona en computadoras con Windows o Mac, y dispositivos móviles con Windows Phone o iOS. Nada de Android por aquí.
Las principales ventajas de SkyDrive residen en su capacidad gratuita y en su fácil acceso.
 Otra ventaja de SkyDrive es la capacidad de editar los contenidos de los archivos en línea, además de poder realizarlo simultáneamente con otros usuarios. Esto consigue que sea un servicio ideal para trabajar en grupo

Skydrive es un servicio que se asocia cuando tenemos creada una cuenta en Hotmail. Es un espacio público en la red donde podremos subir diversos archivos.Es ideal para aquellas ocasiones que tienes que pasar a un amigo un video de mucho peso.Primeramente para poder tener un skydrive, tienes que tener una cuenta creada en Hotmail,Podemos acceder a nuestro Skydrive cuando hayamos iniciado sesión en nuestra cuenta. Para ello hacemos clic en “Más” y “Skydrive”.
Muchos usuarios se están preguntando cuál es el servicio de almacenamiento en nube que mejor les conviene y por eso es conveniente analizar cuáles son las principales características que ofrece cada uno.


C109: DROPBOX


Es un popular servicio de almacenamiento de datos en “la nube” que funciona de forma muy simple y que permite mantener sincronizado nuestros documentos entre diferentes computadoras y dispositivos con Internet.

  Uno de los motivos que le pudo haber hecho popular es la eficaz herramienta que utiliza de divulgación. Cuando un usuario comparte con sus amigos la aplicación, ambos consiguen 500 MB gratuitos. Por eso, a pesar de que solamente ofrece 2 GB iniciales, existen muchas posibilidades.

   Otra de las grandes pegas de este servicio es que varias personas no pueden modificar documentos simultáneamente en tiempo real, lo que dificulta el trabajo colaborativo a través de este servicio.

   Cuando se habla de precios, es tan caro como iCloud. Para conseguir 50 GB hay que pagar 100 dólares, y para 100 GB, 200 dólares al año.

C110: ICLOUD

  iCloud es de los servicios más populares entre los fans de Apple, debido a que funciona bien entre los dispositivos con el logo de la manzana, pero se puede decir que no es recomendable para los usuarios de otros sistemas operativos.

   A diferencia de su competencia, en iCloud no hay límite de tamaño por archivo. Además ofrece una sincronización muy completa entre los dispositivos iOS y Mac, permitiendo tener en común el correo, contactos, calendario, notas, imágenes, documentos etc.

   Pero a pesar de que también es compatible con Windows 7, todas estas funcionalidades no se pueden utilizar. El almacenamiento gratuito es de 5 GB, y en lo que se refiere a almacenamiento adicional, 50 GB cuestan 100 dólares al año, un precio mucho más elevado que su competencia

GOOGLE DRIVE:

Google Drive es en realidad la actualización de la ya existente Google Docs. Que ya he mencionado en uno de los post anteriores.

Un punto muy importante a favor del servicio de Google es la compatibilidad total con Google Docs, lo que permite editar los archivos compartidos en línea sin problema. Además los archivos en el ordenador se sincronizan automáticamente con la web.

   El tamaño límite de subida de los archivos es de 10 GB, mayor que en otros servicios, y el almacenamiento inicial gratuito es de 5 GB.

   A pesar de que esté disponible ya para Android, todavía no existe la versión, aunque aseguran que vendrá pronto, para iPhone, iPad y Windows Phone.

   El precio del almacenamiento adicional es de 60 dólares por 100 GB, 10 dólares más caro que SkyDrive.

Fuente:

www.europapress.es

TRABAJANDO CON SOLVER

SOLVER 

Es una poderosa herramienta de optimización y de asignación de recursos.

Con la ayuda de esta aplicación podrá decidir cómo aprovechar recursos escasos para maximizar los objetivos deseados, como las ganancias, o para minimizar los objetivos indeseados, como los costes.

Solver responde a preguntas como: ¿qué precio de producto o combinación de promociones generarán mayores ganancias?, ¿Cómo puedo ajustarme a un determinado presupuesto? ¿Con qué rapidez podemos crecer sin agotar la liquidez?

La herramienta Solver nos permite optimizar el valor de una celda, a la que llamaremos Objetivo, que depende de las celdas de un rango determinado, el cual puede estar sometido a restricciones

C106: ACTIVAR LA HERRAMIENTA SOLVER

La Herramienta Solver debe mostrarse en la Ficha Datos / Grupo Análisis. Si no cuenta con el icono mostrado en la parte superior, tendrá que cargar el complemento Solver.

PASOS A SEGUIR:

1. Clic al botón Office .

2. Clic al botón Opciones de Excel.

3. Clic en categoría COMPLEMENTOS.

4. En el cuadro ADMINISTRAR, haga clic en COMPLEMENTOS DE EXCEL y luego clic en el botón IR...

5. En el cuadro Complementos disponibles, seleccione SOLVER y haga clic en el botón Aceptar.

C107: SOLVER

Para utilizar ésta herramienta debemos:

Abrir la ficha de Datos y busca la entrada a Solver en el extremo derecho.

Se obtendrá un cuadro para concretar nuestras opciones. 

Definamos algunos componentes del cuadro:

• Celda objetivo: es la celda que contiene el valor que se desea optimizar (maximizar, minimizar o llevar a un valor determinado). Necesariamente, esta celda debe contener una fórmula (cálculo).

• Valor de la celda objetivo: Hasta dónde deseas llevar la celda objetivo, al máximo, al mínimo o a un valor determinado; en este último caso debes ingresar el valor en el cuadro.

• Cambiando las celdas: Especifica las celdas que pueden ajustarse hasta que se satisfagan las restricciones y se alcance el objetivo del problema. Estas celdas deben estar directa o indirectamente relacionadas con la celda objetivo.

Todo modelo creado en solver está sujeto a “restricciones”.

Su funcionamiento se puede estudiar con un ejemplo:

Después de vender una casa, a una persona le quedan 170.000 € para invertir. Desea

una inversión conservadora, por lo que duda entre varias inversiones

• Depósito en banca de Internet, que está dando el 4,2% TAE, pero es un producto novedoso que no le termina de convencer.
• Su banco de toda la vida le ofrece plazo fijo con interés de 3,75% TAE, y que ella considera seguros.
• Un producto vinculado a un fondo, con rendimientos del 6% pero sujeto a volatilidad.

En vista de la situación, decide invertir en B) al menos la mitad del capital, y en C)

menos de 15.000 €

¿Qué cesta de inversiones le daría el máximo rendimiento?

Volcamos los datos en la tabla siguiente:

En la columna C hemos concretado unos  capitales inventados, pero cercanos a la

posible solución y con suma 170000. Sobre esta tabla podemos concretar los

parámetros del problema:

• Celda objetivo: E8, que es el rendimiento total.
• Celdas que cambian: C5 a C7, la composición de la cesta.
• Restricciones: C6 ha de valer, como mínimo, 170000/2 = 85000 €, la celda C7 no debe llegar a 15000 €, y la C8 ha de contener 170000 €
• Objetivo que se pretende: Maximizar

Completamos el cuadro de la siguiente forma:

Pulsamos Resolver, y en este caso existe la solución, 7027,50 €. Elegimos Utilizar la solución de Solver y y podemos ver que la solución es:

Invertir 70000 € en A, 85000 € en B y 15000 € en C, con una ganancia de 7027 €

FUENTES:

www.hojamat.es

www.excelavanzado.com

www.gerencie.com

TRABAJANDO CON BUSCAR V

C105: BUSCAR V

La función BUSCARV o Buscar verticalmente se utiliza cuando los datos se muestran en columnas. Esta función busca un valor en la columna situada más a la izquierda y lo hace coincidir con datos de una columna especificada en la misma fila. Puede utilizar BUSCARV para buscar datos en una tabla, tanto si está ordenada como si no. 

La sintaxis es; 

los primeros tres argumentos son obligatorios y el cuarto es opcional.

-Valor_buscado: Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A.

-Matriz_buscar_en:    Dos o más columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes.

-Indicador_columnas: Número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es:

* Veamos el siguiente ejemplo:

Un profesor tiene una tabla con las notas de un alumno puestas en números y quiere completarla poniendo las notas en palabras

para hacer esto cuenta con otra tabla de equivalencias

vuelca estos datos en un libro de Excel poniendo en la Hoja1 la tabla a completar y en la Hoja2 la tabla con las equivalencias pero sin los rótulos para tener directamente la matriz de datos 

 Después coloca la siguiente fórmula en la celda E3 de la Hoja 1

en la que D3 es una referencia donde está el contenido , que en este caso es el valoor 2, aunque hay casos en que por la naturaleza del problema, por ejemplo una consulta, la referencia puede al principio estar vacia, dando el error #N/A (no aplicable), en el tutorial ELIMINAR MESAJE DE ERROR EN BV, daremos una solución a este antiestético mensaje

A continuación se arrastra la función hasta completar la tabla

en este caso la matriz de búsqueda está en otra hoja, pero puede estar en cualquier lado,  incluso dentro de otra tabla.

FUENTE:

www.office.microsoft.com

www.support.microsoft.com

www.allexcel.com.ar

GOOGLE DOCS

¿QUÉ ES GOOGLE DOCS?

Google Documentos y Hojas de cálculo, oficialmente Google Docs & Spreadsheets es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un Procesador de textos, una Hoja de cálculo, Programa de presentación básico, un creador de dibujos y un editor de formularios destinados a encuestas.

Google Docs es un conjunto de productos que te permite crear distintos tipos de documentos, trabajar en ellos con otros usuarios en tiempo real y almacenar documentos y otros archivos. Todo online y de forma gratuita. Con una conexión a Internet, puedes acceder a tus documentos y archivos desde cualquier ordenador siempre que quieras. Incluso podrás hacer algunas tareas sin necesidad de conectarte a Internet.

El aburridor proceso de subir, enviar, editar y volver a enviar un archivo o un mensaje ya paso a la historia. Google Docs ha cambiado el panorama permitiendo editar y compartir archivos en tiempo real mediante la comunicación a bajo costo que Internet nos provee, de forma fácil, rápida  y sencilla.

Google docs es completamente gratis, no es extraño, qué millones de personas están aprovechando este revolucionario producto para negocios y uso personal.

Que podemos hacer en la lista de documentos:

• Crear documentos de Google Docs, hojas de cálculo, otros tipos de archivo y colecciones
• Subir (desde tu ordenador, si quieres), administra y almacena archivos y carpetas
• Compartir documentos de Google Docs, archivos y colecciones
• Obtener una vista previa de tus documentos y archivos antes de abrirlos o compartirlos
• Ver imágenes y vídeos subidos a tu lista de documentos
• Buscar elementos por nombre, tipo y configuración de visibilidad

Que podemos hacer con los documentos:

• Convertir la mayoría de tipos de archivo al formato de Google Docs
• Darle estilo y formato a tus documentos con opciones como pintar formato, márgenes, espaciado y fuentes
• Invitar a otros usuarios a colaborar en un documento y permitirles ver, modificar o comentar
• Colaborar online en tiempo real y chatear con otros colaboradores
• Ver el historial de revisiones de tus documentos y volver a cualquier versión anterior
• Descargar documentos de Google Docs en tu ordenador en los formatos de Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP
• Traducir un documento a otro idioma
• Enviar tus documentos como archivos adjuntos a otras personas

Que podemos hacer con las hojas de cálculo:

• Importar y convertir datos en formato .xls, .csv, .txt y .ods
• Exportar datos en formato .xls, .csv, .txt y .ods, así como en archivos PDF y HTML
• Aplicar formato y modificar fórmulas, por lo que podrás calcular resultados y mostrar los datos como prefieras
• Chatear en tiempo real con otros usuarios que estén modificando tu hoja de cálculo
• Crear gráficos y gadgets
• Insertar una hoja de cálculo o una sección de una hoja de cálculo en tu blog o sitio web.

C101: CREAR NUESTRO PROPIO GOOGLE DOCS

1- Debemos ingresar a Google

2- Ingresar a Google Docs

3- Ingresar clave de hotmail, y luego iniciar sección. O también podemos ingresar directamente desde nuestra cuenta de google.

4- Una ves que hemos ingresado, vamos a "Crear", y de allí a "Hojas de calculo".(Éste fue mi caso para poder ingresar una planilla con varios datos). También podemos crear, Documentos, Presentaciones,  Formularios, Dibujos.

5- Creamos la Tabla o lo que deseamos compartir.
6- Somos propietarios de lo que hemos creado.

C102: COMPARTIR LO QUE HEMOS CREADO EN GOOGLE DOCS

Una vez que hemos terminado, debemos introducir a aquellas personas con las que deseamos compartir lo realizado. 

1- Para ello vamos a "Compartir"(situado en la parte superior derecha).

2- En "Quien tiene acceso", elegimos una opción. 
Hay tres opciones

       *Público en la Web(También se puede compartir en Redes Sociales)

       *Cualquier usuario que reciba el enlace

       * Privado

     En "Añadir a Personas", agregamos los correos de con quienes queremos compartirlo(En caso de elegir la opción de Privado)

3-Y listo, hacemos clic en "Compartir y Guardar".

C103: PARA ABRIR LA INVITACIÓN QUE NOS HAN ENVIADO DE GOOGLE DOCS

1-Nos notifica en nuestro correo electrónico

2- En Hotmail debemos ver en "correos no deseados", porque puede que aparezca ahí.

3- Lo abrimos y completamos lo que quisiéramos agregar, o simplemente vemos la información o lo que sea que se nos halla compartido.

D1:No lo encontré en mi Bandeja de Entrada, debí buscarlo en mis Correos no Deseanos, de mi cuenta de Hotmail.

C104: COPIAR LAS TABLAS REALIZADAS EN DOCS, A NUESTRO LIBRO DE EXCEL

1-Para ello debemos ir a "Archivo"

2-Elegir la opción "Descargar como"

3-Excel

4-Y nos copia nuestra tabla en una hoja de cálculo nueva en nuestro Excel

FUENTE:

www.es.wikipedia.org

www.support.google.com

www.velaio.com

Información brindada en clases